Des astuces pour gérer le budget de votre laboratoire

Les responsables de laboratoire sont confrontés à de nombreux défis et à plusieurs besoins concurrents. On attend d’eux qu’ils contrôlent les dépenses tout en assurant le fonctionnement et la sécurité du laboratoire et en respectant les différentes règles et réglementations. Ils doivent également gérer le personnel et répondre à des exigences accrues de productivité avec un temps et des ressources limités.

Si vous souhaitez mieux gérer votre laboratoire et votre budget, voici quelques idées pour vous aider à gérer les trois principaux postes du budget de la plupart des laboratoires : le personnel, les fournitures et l’équipement.

Le personnel

Les frais de personnel peuvent représenter jusqu’à 60 % du budget total d’un laboratoire, mais le fait d’avoir une équipe sur laquelle vous pouvez compter fait une grande différence. Le personnel peut être votre meilleur atout, mais trouver du personnel qualifié, compétent et fiable exige des efforts.

Embauchez les personnes les plus qualifiées disponibles.
Lorsque vous êtes responsable du recrutement, surtout si les salaires ne sont pas négociables, engagez les personnes les plus qualifiées disponibles. Ces personnes peuvent être des chercheurs postdoctoraux, des assistants de recherche diplômés, des étudiants et des techniciens de laboratoire en milieu universitaire. Si vous ne trouvez pas de candidats connaissant déjà le type de procédures et d’instruments sophistiqués avec lesquels vous travaillez, choisissez des candidats qui se montrent disposés à apprendre et proposez-leur une formation au travail.

Rendez les tâches quotidiennes plus pratiques.
Même de petits changements peuvent avoir des effets significatifs au fil du temps. Veillez à ce que le matériel nécessaire aux analyses soit disponible à chaque poste de travail. L’ajout de réfrigérateurs sous le comptoir et de centrifugeuses, de pipettes et de mélangeurs personnels peut faire la différence. Également, organisez vos réfrigérateurs et congélateurs de manière à faciliter la récupération des échantillons.

Réduisez ou éliminez les tâches nécessitant peu de qualifications.
La préparation de solutions et de dilutions, le lavage de la verrerie et la préparation des milieux de culture nécessitent beaucoup de temps. Comparez le coût de la réalisation de ces activités sur place à celui de l’achat de réactifs et de milieux de culture prêts à l’emploi. Vous pouvez également améliorer votre empreinte écologique en éliminant certains articles de laboratoire jetables et en installant un laveur de verrerie.

Répartition appropriée des tâches.
Affectez les personnes aux tâches en fonction de leur expérience et de leurs compétences. Si vous travaillez dans un milieu universitaire, envisagez des options de travail-étude pour un soutien temporaire de base à des tarifs abordables. Les chercheurs à forfait ou temporaires peuvent également aider à éliminer certains frais généraux. Les flux de travail de séquençage, l’étalonnage des instruments et d’autres tâches nécessitant des connaissances et des compétences spécialisées peuvent être difficiles ou peu pratiques à prendre en charge par le personnel interne.

Les fournitures

Selon un sondage réalisé par le magazine Lab Manager, de nombreux laboratoires consacrent plus de 60 % de leur budget hors personnel à l’achat d’articles jetables comme les embouts de pipette, les gants et les réactifs, ce qui équivaut à environ un quart du budget total.

Achetez des consommables en gros.
En fonction de l’espace d’entreposage dont vous disposez, il peut être judicieux de garder sur place un stock de produits. Les fournisseurs offrent parfois des remises en fonction des achats prévus et effectuent des livraisons à intervalles réguliers si vous connaissez la quantité de chaque produit que vous utilisez chaque année.

Demandez des échantillons.
Essayez les produits avant de remplacer ceux que vous utilisez, afin de vous assurer qu’ils conviennent à votre flux de travail. Certains changements d’emballage peuvent affecter l’efficacité de l’utilisation des produits et peuvent entraîner une perte de temps annulant les économies escomptées.

Maintenez à jour un inventaire des produits chimiques.
Il arrive souvent que les produits chimiques soient achetés en quantités plus importantes que ce dont vous avez besoin, ce qui entraîne la présence de conteneurs de produits chimiques inutilisés sur vos étagères. Bien que nombre d’entre eux n’aient pas de véritable date de péremption, les produits chimiques plus anciens risquent de ne plus pouvoir être utilisés. Déterminez quels produits chimiques peuvent et doivent être jetés et consultez votre responsable de la santé et de la sécurité ainsi que les autorités locales pour savoir comment procéder en toute sécurité.

Partagez des produits chimiques avec des collègues. Vous pouvez éviter les commandes en double ou l’achat de produits chimiques et de réactifs uniques ou coûteux en acceptant de partager votre stock avec d’autreschercheurs.

Équipement

Se procurer le bon équipement et les bons instruments prend du temps, car ces décisions nécessitent de réaliser des comparaisons de produits, des évaluations de performance et une analyse des coûts. Bien que ces achats représentent généralement la plus petite partie du budget d’un laboratoire, les immobilisations sont généralement plus coûteuses et peuvent nécessiter l’utilisation de fonds provenant de plus d’un budget de dépenses.

Des astuces pour gérer le budget de votre laboratoire

Demandez une démonstration ou consultez un spécialiste. Essayez l’équipement ou l’instrument virtuellement ou en personne pour confirmer qu’il répondra à vos besoins. De nombreux fabricants et fournisseurs embauchent des vendeurs spécialisés ou des techniciens qui peuvent vous aider à évaluer un produit en fonction de l’usage auquel il est destiné.

Obtenez le meilleur prix sur l’équipement. Définissez vos besoins, comparez les offres et demandez des devis à plusieurs fournisseurs. Les instruments usagés entreposés à votre établissement peuvent également être une solution lorsque le budget est serré. Même si ces produits ne sont pas en état de fonctionnement, le coût des réparations pourrait être beaucoup moins élevé que celui de l’achat d’un article neuf. La location à crédit-bail ou le financement pourraient vous aider à acquérir des articles plus coûteux.

Envisagez les produits et accessoires multifonctionnels. Le matériel et les instruments plus récents peuvent remplir plusieurs fonctions ou comporter des accessoires qui élargissent leurs fonctionnalités. Par exemple, certains agitateurs vortex sont équipés d’adaptateurs pour microplaques et flacons, et certains agitateurs chauffants tournent ou mélangent également.

Protégez votre équipement.
Planifiez et effectuez un nettoyage et un entretien préventif réguliers. Les fabricants offrent souvent un contrat de service ou une garantie prolongée à l’achat, ce qui peut s’avérer utile si le produit est utilisé fréquemment. Utilisez des housses ou des écrans de protection pour éviter d’endommager l’équipement nouveau et coûteux. Informez les employés sur l’utilisation appropriée de l’équipement et gardez les manuels d’utilisation à portée de main pour réduire le risque de dommages accidentels.

Budget pour l’entretien et les réparations.
Les fabricants et les distributeurs peuvent offrir des contrats d’entretien et des services de réparation pour aider à maintenir votre laboratoire en bon état de fonctionnement. Bien que votre personnel puisse apprendre à effectuer les entretiens de base, le recours à des services externes peut s’avérer plus judicieux si votre effectif est réduit ou si les réparations nécessitent une expertise plus poussée. Les tâches telles que les vérifications des balances, l’étalonnage du pH-mètre et les vérifications du matériel d’automatisation de laboratoire doivent être conformes aux réglementations, normes et processus d’assurance qualité les plus récents.

Partagez le matériel.
Demandez à emprunter les outils d’un collègue si vous avez un besoin commun pour certains instruments. Déterminez s’il existe des services en commun dans votre établissement pour éviter le dédoublement des achats. Si certains équipements ne sont utilisés qu’occasionnellement, le partage ou l’utilisation d’appareils communs peut permettre d’économiser des milliers de dollars Certaines universités peuvent également passer des contrats avec des laboratoires externes pour vous permettre d’utiliser leur équipement.

Tirez parti des logiciels gratuits.
Divers programmes logiciels de gestion de laboratoire gratuits ou payants sont offerts pour vous aider à gérer le stock et les demandes d’achat de votre laboratoire. Les cahiers de laboratoire électroniques peuvent également favoriser la collaboration.

Gestion du budget total

Tenez un relevé des dépenses afin de rester au fait des changements de prix ou de demande. Et effectuez des examens trimestriels pour rester sur la bonne voie, surtout si votre laboratoire utilise des fonds de démarrage ou des subventions. Des outils de suivi des fonds peuvent également être disponibles sur votre plateforme d’achat ou sur le site Web de votre fournisseur.

Si vous avez accès à un service de gestion du matériel, demandez de l’aide pour négocier des prix, configurer des commandes récurrentes, produire des rapports réguliers et gérer vos dépenses.

Une organisation de laboratoire efficace, une allocation et une utilisation optimales des ressources, ainsi qu’un processus de contrôle de la qualité et réglementaire vous aideront à maintenir votre productivité, à réduire les erreurs, à respecter la conformité réglementaire et à produire des résultats fiables.

Iva Fedorka est rédactrice chez Thermo Fisher Scientific.