Avancer avec confiance face à l’incertitude

Par Kylie Wolfe

En cas d’urgence, il est important d’être préparé. La mise en place d’un plan pour votre laboratoire protège non seulement vos collègues, mais aussi leur travail.

Qu’il s’agisse d’un incendie, d’une violente tempête, ou d’une pandémie mondiale, agir avec efficacité peut se révéler essentiel. Mettre en place un plan de continuité des opérations (PCO) est une manière de préparer votre équipe aux imprévus. Bien qu’il soit difficile de créer un plan idéal pour chaque scénario, vous pouvez contribuer à minimiser les perturbations et éviter de perdre des avancées précieuses.

Bien démarrer

Un PCO donne à votre laboratoire l’occasion de définir plusieurs étapes qui, avec un entraînement adapté, peuvent être mises en œuvre à n’importe quel moment. Ce plan permet de maintenir votre laboratoire en état de marche avec le moins de heurts possible lorsque des imprévus surviennent. Pour garantir que votre PCO fonctionne et reste efficace, vous voudrez sûrement :

• Concevoir et documenter votre plan
• Tester et former souvent les employés
• Revoir votre plan et le mettre à jour souvent

Rédiger un plan

Commencez par mettre en place un petit comité de planification. Les membres peuvent contribuer à l’identification des fonctions essentielles et de la quantité d’efforts qu’il faudrait fournir pour maintenir chacune d’entre elles en état de marche. Décidez du nombre d’employés dont vous avez besoin pour continuer à faire progresser la recherche et pour vous assurer d’avoir toujours en stock les fournitures nécessaires. Ces employés pourront ensuite être hiérarchisés pour se concentrer sur les zones essentielles comme la protection des échantillons et du matériel.

Listez les instruments dont vous avez besoin, y compris ceux étant thermosensibles. Archivez la marque, le modèle, et le numéro de série de chacun d’entre eux, ainsi que les informations concernant les garanties, la maintenance, l’alimentation électrique et tout autre détail essentiel. Envisagez également les options de stockage avec des fonctions de secours, comme les systèmes de secours à l’azote liquide pour les congélateurs ultra-basse température, afin de protéger vos échantillons.

Décrivez les pratiques de travail à distance et déterminez quelles tâches, comme la planification des expériences, peuvent être effectuées à distance. Dans certains cas, limiter le nombre de chercheurs dans l’espace physique du laboratoire peut être nécessaire.

Il est utile d’inventorier régulièrement vos produits chimiques et réactifs afin que les matériaux dangereux soient reconnus et mis en sécurité lors d’une urgence.

Gardez également une liste de contacts à portée de main. Cette liste devrait inclure les coordonnées des employés, ainsi que celles de la sécurité publique, de la santé environnementale et radioprotection (EHRS), et d’autres coordonnées pertinentes pour votre travail. Assurez-vous que votre liste est toujours à jour et exacte.

"Un PCO donne à votre laboratoire l’occasion de définir plusieurs étapes qui, avec un entraînement adapté, peuvent être mises en œuvre à n’importe quel moment."

Testez vos idées

Bien que la création de ce plan a tendance à reposer sur les épaules des responsables de laboratoire, chaque membre de l’équipe joue un rôle dans sa mise en place.

Les PCO sont considérés comme des documents vivants et devraient être testés, abordés et mis à jour régulièrement. Planifiez régulièrement des exercices d’application et rappelez les procédures importantes aux employés.

Cela étant dit, la communication est essentielle. Des réunions périodiques avec votre comité de planification peuvent aider à maintenir votre PCO à jour tandis que des formations avec les membres du personnel peuvent préparer les employés à agir.

Sauvegardez les dossiers importants et dressez une liste de ces documents. Testez les connexions à distance et mettez en place des mesures de sécurité pour toutes les données et les fichiers partagés. Votre espace numérique est aussi important que votre espace physique.

Comparez les idées et faites des mises à jour

Il est difficile d’anticiper chaque type d’urgence, mais la création d’un plan peut faire une différence considérable. Même si vos besoins varient par rapport au laboratoire voisin, comparer les idées peut contribuer à garantir que votre document est complet.

Votre comité de planification peut émettre des suggestions d’améliorations en fonction de plusieurs tests et entraînements. Les commentaires de tous les employés sont importants.

Comme nous avons appris en 2020, tout peut être bouleversé en un instant. Si vous vivez un scénario qui nécessite l’activation de votre PCO, vous saurez comment adapter votre plan et soutenir votre processus. Surtout, gardez toujours le contact avec votre personnel.

Établir un plan à l’avance peut contribuer à minimiser les perturbations sur les opérations de laboratoire et à favoriser la sécurité. Transformez l’éducation en action et commencez dès maintenant à préparer votre équipe pour les imprévus à venir.

Ce contenu a été inspiré, en partie, de « Research Continuity Planning », Université de Pennsylvanie, 12 mars 2020; « Continuity Planning and Recovery Guide », Université du Texas à Dallas, mars 2020; et « Research Continuity Guidance For Laboratories And Research Facilities », Massachusetts Institute of Technology, mars 2020.

Kylie Wolfe est une rédactrice de Fisher Scientific.